事例記事 食品補助金 事業計画書と機械の品番変更の落とし穴

食品業界の経営者のみなさま、こんにちは。

食品補助金の申請から受給後の実務まで、専門にサポートしている行政書士です。

今回は、補助金の採択後に起きた「想定外のトラブル」についてご紹介します。

「採択されたのに、導入予定の機械が新しい機種に変わってしまったら、どうすればいいのか？」

という、実際にご相談いただいたケースです。

補助金は、申請から採択、そして交付決定までに数か月かかります。

その間に、メーカーが製品を新しくすることは、実はめずらしくありません。

「うちも同じかもしれない」と感じた方は、ぜひ最後まで読んでください。 

【この記事でわかること】

・採択後に機械の品番が変わると、なぜ問題になるのか

・事務局に相談したとき、どんな回答が返ってきたか

・補助金を優先すべきか、最新機械を優先すべきか、判断のポイント 

目次

１．ご相談内容：

２．課題

３．対応

４．結果

５．注意点

６．行政書士としての視点

７．食品商社勤務時代の経験から見た注意点

まとめ・次のステップ

１．ご相談内容

あるお菓子メーカーの経営者様から、こんなご相談をいただきました。

「人手不足を解消するため、食品機械の導入を計画して補助金を申請し、無事に採択されました。

交付決定を待ちながら、発注の準備をしようとメーカーのホームページを確認したところ、事業計画書に書いた品番が見当たらないのです。

メーカーに問い合わせると、『最近、機能をアップした後継機種に切り替えたため、旧品番はもう製造していない。価格は少し上がるが、性能は格段に良くなっている』とのことでした。

せっかく導入するなら、当然、最新の機種を買いたいのですが、補助金は認められるのでしょうか？」

要するに、申請してから採択されるまでの時間差で、機械の品番が変わってしまったということです。

２．課題

「採択された事業計画書と、実際に購入するものが違っても大丈夫なのか？」

これが今回の核心です。

補助金は、審査員が「この機械を、この価格で導入する計画」を評価して採択したものです。

そのため、原則として申請した内容（品番・性能・見積金額）のとおりに進めることが求められます。

「性能が良くなるのだから問題ないだろう」というのは経営者側の感覚です。

しかし事務局側からすると、「申請時と別の機械になるなら、それは審査した計画とは違うのではないか」という判断になりやすいのです。

３．対応

補助金の公募要領には、軽微な変更は認められる場合もある、と書かれていることがあります。

しかし、「機種の変更」がどこまで許されるかは、はっきり書かれていませんでした。

そこで、ご相談者と一緒に補助金事務局へ連絡し、状況を丁寧に説明しました。

・申請時には旧機種が最新だったこと

・メーカーの都合で旧機種の製造が終わったこと

・新機種は、申請した目的（省力化など）をより高い水準で達成できること 

事務局からの回答は、厳しいものでした。

「採択はあくまで申請時の品番と金額に対して行ったものです。

性能向上による品番変更であっても、原則として認められません。

事業計画書どおりの旧品番の機械を探して購入してください」

もし新機種にしたいのであれば、補助金の対象外とするか、採択を取り消して次回の公募から申請し直すか、という非常に厳しい選択肢しか残りませんでした。

補助金では、事業計画書の内容を勝手に変更することは認められていません。

変更が必要な場合は、必ず事前に「変更承認申請」を行い、承認を得ることが大原則です。

「メーカーの都合だから仕方ない」という事情は、残念ながら事後の言い訳にはなりません。 

気づいた時点で、すぐに事務局へ相談することが重要です。 

補助金の要領によって対応は異なります。

補助金によっては、「同じメーカーの後継機種で、機能向上が明確に証明できる場合」に限り、変更を認める制度もあります。

ただし、今回のように「価格も上がる（＝自己負担や補助金額が変わる）」ケースは、事務局にとって予算の組み直しにつながるため、認められにくい傾向があります。

申請前の段階で、候補機種について「品番が変更になる可能性がないか」をメーカーに確認しておくことも、リスク対策のひとつです。

私は行政書士になる前、食品商社で食品機械の取引に携わっていました。

その経験からお伝えしたいのは、次の点です。

食品機械の性能向上は、日進月歩です。

もし、補助金を使わずに自前で投資したライバル企業が最新機種を導入し、生産効率で大きく差をつけてきたとしたら、どうなるでしょうか。

ビジネスで負けてしまったら、補助金をもらった意味がなくなります。

もし事務局が機種変更を認めてくれないのであれば、「あえて補助金をあきらめ、自費で最新機種を導入する」という選択肢も、経営者として真剣に検討すべきです。

補助金はあくまで手段です。

目的は「商売で勝つこと」だからです。 

まとめ・次のステップ

いかがでしたでしょうか？

「採択されたから安心」と思わず、交付決定が下りるまでは、常に最新の状況に目を向けておくことが大切です。

・メーカーから品番変更の連絡が来たが、どうすればいいかわからない

・計画変更の手続きが複雑で、自分では対応できない

そのようなお悩みをお持ちの方は、お気軽にご相談ください。

補助金のルールに縛られすぎることなく、貴社の将来を見据えた最善の判断をともに考えます。

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