事例記事 食品輸出 売り契約の成否を分ける規格書

「日本でいつも通り作っているのに、海外バイヤーから『規格が違う』とクレームが来た」

「品代の支払いを止められてしまったが、何が正解かわからない」 

このようなトラブルで頭を抱えていませんか？ 

食品輸出では、「いつも通り」や「お互いわかっているはず」という感覚が、最大の落とし穴になります。

この記事では、実際にあったご相談事例をもとに、規格書（食品の品質基準をまとめた書類）がなぜ大切なのかを、わかりやすくお伝えします。 

【この記事でわかること】 

・「従来通り」という言葉が、なぜ代金回収を遅らせるのか 

・日本と海外の「基準の違い」を埋めるための、規格書のポイント 

・担当者が交代したときに、必ずやっておくべきこと 

目次

１．ご相談内容：

２．課題

３．対応

４．結果

５．注意点

６．行政書士としての視点

７．食品商社勤務時代の経験から見た注意点

まとめ・次のステップ

１．ご相談内容

先日、ある食品輸出者の方から、こんなご相談をいただきました。

「長年取引している海外バイヤーから突然、連絡がありました。『今回の商品は従来と規格が違う。自社工場で使えるか不安なので、品代の支払いを待ってほしい』と言われてしまいました。

規格書（食品の品質基準をまとめた書類）は数年前に取り交わした記憶があります。しかし、その後、自社も相手側も担当者が変わっています。

バイヤーが言う『従来』が、いつの時点の、どの数値を指しているのか、お互いによくわかっていない状況です。どう対応すればよいでしょうか……」

２．課題

■ 規格書が整備されていなかった

今回のケースで、最も大きな問題は何だったでしょうか。

それは、「最新の規格書が整備・共有されていなかったこと」です。

食品輸出の売り契約（輸出者とバイヤーの間で交わす売買の約束）の基本は、「決めた品質のものを、決めた期日に届けて、代金をもらう」ことです。

規格書がない、または古いまま放置されている状態は、どこにゴールポストがあるかわからないまま試合をしているようなものです。

これでは、バイヤーに「品質が違う」と言われたとき、反論できません。

支払いを遅らせる口実を与えてしまいます。

３．対応

■ まず電話、それから文書化

私はご相談者に、次の3つのステップを迅速に行うようアドバイスしました。

【ステップ１】海外バイヤーにすぐ電話する

メールで「いつ払ってくれますか？」と聞く前に、まず電話で「何が問題なのか」を直接確認します。

【ステップ２】問題の項目を特定して、規格書に落とし込む

相手が「違う」と言っている項目（味・色・粘度・菌数など）を具体的に聞き取ります。

そのうえで、現時点での「正しい規格」を改めて文書（規格書）にまとめます。

【ステップ３】現品との照合をバイヤーに依頼する

新しい規格書をバイヤーに送り、「手元の商品と、どの項目が、具体的にどれくらい違うのか」をデータで示してもらうよう依頼します。

■ 合意できたが、支払いは1か月遅れに

その後、改めて「規格書合わせ（規格の内容を双方で確認し合うこと）」をすることに合意できました。

品質の基準が明確になったことで、バイヤーも納得して工場での使用を再開しました。

ただし、品代の支払いは、当初の約束から1か月遅れとなりました。

一度「品質に疑問がある」という理由で支払いを止められると、確認作業に時間がかかります。

その間、手元のお金が足りなくなる（キャッシュフローの悪化）リスクがあります。

■「モノサシが違う」ことを知っておく

実務上、大切な認識があります。

「海外と日本では、品質の基準（モノサシ）が違う」ということです。

日本では「言わなくてもわかるだろう」という共通認識が成り立つことがあります。

しかし、海外ではその前提が通じないことがほとんどです。

違うモノサシでお互いの正しさを主張しても、議論は平行線のままです。

商談の早い段階から、具体的な品質基準を文書にまとめ、「共通のモノサシ（規格書）」として合意しておくことが、安全な取引の絶対条件です。

■ 法的なリスクもあります

法的な観点から申し上げると、今回のケースは「品質に関する契約不適合責任（約束した品質と異なるものを届けたときの責任）」が問われるリスクがありました。

規格書が整備されていなければ、「意図した品質ではない」というバイヤーの主張に対して、法的に反論する根拠が持てません。

最新の「規格書合わせ」を行い、それを契約書の一部として位置づけることが、自社を守る法的な備えになります。

■　担当者交代は要注意

私が食品商社に勤務していた頃、最もトラブルが多かったのが「売主・買主ともに担当者が交代した直後」でした。

前任者が引き継ぎをしたつもりでも、規格書や合意内容がどこかへ行ってしまう。

これは貿易の現場ではよくあることです。

担当者が変わったタイミングこそ、手間を惜しまず現地に出向き（またはオンライン会議を行い）、改めて顔合わせと「規格書の再確認」を行ってください。

これが、後々の大きなトラブルを防ぐ、プロの知恵です。

まとめ・次のステップ

いかがでしたでしょうか？

確実に代金を回収するために、まず以下を確認してください。

・社内の規格書が、今の製品と一致しているか、またいつ合意したものかを確認する

・バイヤーとの商談で、新しい規格書を改めて提示し、「最新版」として合意を得る

・担当者が交代したときは、前任・後任・バイヤーの三者で規格書の内容を再確認する

「契約書に品質基準をどう盛り込めばいいかわからない」

「規格書の不備でクレームを受けて、困っている」

そんな不安をお持ちの輸出者の方は、ぜひ一度ご相談ください。

食品輸出の専門家として、契約書の確認から、品質トラブルを未然に防ぐ実務アドバイス、万が一の際の交渉サポートまで、貴社の安全な海外展開を全力でお手伝いします。

確実な規格書が、確実な代金回収につながります。

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