英語の見積書で悩まない！3つのコツで食品輸出を実現

海外のバイヤーから「Offer sheet（オファーシート）」や「Quotation（クォーテーション：見積書）」を求められ、「英語の書類って何を書けばいいの？」「難しそう……」と感じたことはありませんか？

せっかく自社の商品に興味を持ってもらえたのに、書類の壁だけでチャンスを逃してしまうのは、とてももったいないことです。

じつは、輸出は「国内取引の延長線上」にあるものです。

北海道から沖縄に荷物を送るのと、沖縄から台湾に送ることに、本質的な違いはありません。

この記事では、海外取引の見積書に必要な知識を3つのポイントに絞って解説します。

読み終わるころには、英語の書類作成への不安が和らぎ、海外展開への第一歩を踏み出せるようになるはずです。

【この記事でわかること】

✔  「Offer sheet」と「Quotation」の役割の違い

✔  英語の見積書に必ず記載すべき重要項目

✔  英語が苦手でも輸出を実現できる方法 

目次

１．「OFFER SHEET]と「QUOTATION」の違いを知る

２．見積書に盛り込む「必須項目」

３．英語や専門知識の壁は「プロ」と「ツール」で突破する

まとめ

１．「Offer sheet」と「Quotation」の違いを知る

まず、用語の違いを整理しましょう。

どちらも「取引条件の提示」ですが、意味合いが少し異なります。

①Quotation（クォーテーション）   

・日本語の「見積書」に最も近い言葉

・品質・価格・納期などの条件を具体的に明記した書類

・まず最初に作成するもの

②Offer（オファー）

・「契約の申し込み」という側面が強い

・交渉の中でやり取りされる提案全般を指す

・Quotationをベースに交渉が始まる

相手から別の条件を提案された場合は「カウンターオファー（反対申込み）」と呼びます。

初めての商談であれば、まず正確な「Quotation」を作成し、そこから交渉（オファーのやり取り）が始まると覚えておけば大丈夫です。 

２．見積書に盛り込む「必須項目」

国内の見積書と大きく異なるのは、「どこで商品を引き渡し、どの費用をどちらが負担するか」を明確に書かなければならない点です。

このルールを「インコタームズ（貿易条件）」といいます。

英語の見積書には、以下の項目を盛り込みましょう。

・商品詳細（Description of Goods）：

品名・品番・型番など

・数量（Quantity）：

ケース数・重量など

・単価と金額（Unit Price / Amount）：

使用通貨（円・ドルなど）も明記

・決済条件（Terms of Payment）：

電信送金・信用状など

・インコタームズ（Incoterms）：

最重要項目のひとつ ※下記参照

・納期（Delivery）：

いつまでに発送できるか

・梱包条件（Packing）：

ケースのサイズ・重量・入数など

・有効期限（Validity）：

その価格がいつまで有効か

・原産国（Country of Origin）：

「Japan」と記載

【インコタームズとは？】

「どこまでの費用と責任を売り手が持つか」を定めた国際ルールです。

代表的な条件：

①FOB（本船渡し）：

日本の港で船に積み込むまでの費用を輸出者が負担する条件

②CIF（運賃保険料込）：

相手国の港までの運賃と保険料を輸出者が負担する条件

⚠ ケースのサイズ（縦・横・高さ）や総重量は、国内取引以上に正確な記載が求められます。相手側が輸送コストを計算するために使うためです。

こうした情報をしっかり記載した見積書を出すことで、相手からの信頼度が上がり、商談がスムーズに進みます。  

３．英語や専門知識の壁は「プロ」と「ツール」で突破する

「英語で書かなければならない」というプレッシャーは大きいですが、全てを自社で完璧にこなす必要はありません。

①間接輸出という選択肢:

国内の輸出商社に販売し、商社が海外バイヤーとやり取りをする方法です。

この場合、見積書は商社宛てに日本語で作成するだけでよく、言語の負担が大幅に軽減されます。

商社は「盾」や「クッション」のような役割を果たしてくれます。

②直接輸出したい場合に使える支援ツール:

・FCPシート（展示会・商談会シート）：

農林水産省が推奨するツール。バイヤーが知りたい情報を1枚にまとめられ、見積書の基礎データとして活用できます。

・GFP（農林水産物・食品輸出プロジェクト）：

輸出に関する相談窓口。専門家からアドバイスを受けられます。

・SNS・翻訳ツールの活用：

メールよりもSNSでカジュアルにやり取りするケースが増えています。

翻訳機能も充実しており、初期の意思疎通には十分です。

まとめ

 いかがでしたでしょうか？

国内市場が縮小していく中で、成長が見込まれる海外市場へ目を向けることは、経営の安定につながります。

海外では日本食へのニーズが日々高まっており、国内よりも高い価格で取引できる事例も少なくありません。

見積書の作成でつまずくのは、それだけ真剣に輸出に取り組もうとしている証拠です。

為替リスク・輸送リスク・不払いリスクといった不安も、事前の信用調査・海上保険・貿易保険などで対処できます。

食品特有の規制（添加物・ラベル表示・衛生基準など）も、一つずつ整理していけば必ずクリアできます。

「何から始めたらいいかわからない」というときは、一人で抱え込まずにご相談ください。

見積書の作成代行・契約書のリーガルチェック・商談のアドバイスなど、行政書士として伴走支援いたします。

まずはお気軽にご相談ください。

お問い合わせは、下記からお願いします。

２４時間以内に回答いたします。

行政書士には守秘義務がありますので、お問い合わせが公開されることはありません。